Il software che vi manca lo stanno già usando i vostri dipendenti

Istat dice che nel 2025 solo il 14,2% delle piccole imprese italiane ha adottato l'intelligenza artificiale a livello aziendale. Ma dentro quelle stesse aziende le persone usano ChatGPT e Gemini con account personali. Non è un problema di adozione: è che l'adozione è già avvenuta e nessuno l'ha decisa.

C’è una domanda che nelle riunioni di direzione torna da almeno due anni: quando cominciamo con l’intelligenza artificiale. La risposta, nella maggior parte delle piccole e medie imprese italiane, è che si è già cominciato. Non con un progetto, non con un budget, non con una firma. Con account personali aperti dai dipendenti, gratuitamente, dal browser dell’ufficio.

È una differenza che conta, perché cambia la natura del problema. Non è una decisione da prendere: è una situazione da governare.

Due numeri che non tornano

Il primo numero è italiano e viene da una fonte pubblica. Secondo Istat, nel 2025 il 16,4% delle imprese con almeno 10 addetti usa almeno una tecnologia di intelligenza artificiale, contro l’8,2% del 2024 e il 5,0% del 2023 (Istat, Imprese e Ict, dicembre 2025). Scendendo per dimensione, le elaborazioni su quei dati riprese da Intesa Sanpaolo indicano le piccole imprese al 14,2%, contro il 6,9% dell’anno prima, e le grandi oltre 250 addetti al 53,1% (Intesa Sanpaolo, dicembre 2025).

Quel 14,2% misura l’adozione a livello aziendale: uno strumento che l’impresa dichiara di usare. Non misura, e non può misurare, quante persone dentro quelle imprese aprono ChatGPT o Gemini per riscrivere una mail al cliente, tradurre un capitolato o sistemare una tabella.

Il secondo numero prova a misurare proprio quello. Un’indagine BlackFog su 2.000 lavoratori, citata da Proton, indica che il 49% adotta strumenti di intelligenza artificiale senza approvazione del datore di lavoro, e che il 63% considera la cosa accettabile. Va detto subito da dove viene: BlackFog è un’azienda di sicurezza informatica, quindi misura un problema che poi vende la capacità di risolvere. Il numero preciso va preso con cautela. L’ordine di grandezza, però, è coerente con quello che si vede entrando in azienda.

La distanza fra il 14,2% dichiarato e l’uso individuale reale ha un nome tecnico, shadow AI, e una traduzione semplice: strumenti che lavorano sui dati dell’azienda senza che l’azienda sappia quali sono.

Cosa rischia davvero un’azienda di venti persone

Il rischio concreto non è astratto e non è nemmeno esotico. È che un preventivo, un listino, l’elenco dei clienti, il testo di un contratto o un pezzo di codice vengano incollati dentro un servizio gratuito, con condizioni d’uso che nessuno ha letto e che in genere prevedono che quei contenuti possano essere usati per migliorare il modello.

Sul piano sanzionatorio, siamo prudenti: non abbiamo trovato provvedimenti italiani su queste casistiche, ma immaginiamo che in futuro se ne vedranno delle belle.
Al momento il rischio è la perdita di riservatezza: informazioni aziendali che escono dal perimetro senza un contratto che dica dove finiscono e chi ne è responsabile.

C’è anche una questione di continuità operativa, meno drammatica e più quotidiana. Se una persona ha costruito il proprio modo di lavorare su un account intestato a sé, quando quella persona va altrove il metodo se ne va con lei, e in azienda non resta niente.

Cosa si fa lunedì mattina, in ordine di costo

Primo: il censimento, una settimana, costo vicino a zero. Si chiede a ogni funzione quali strumenti usa e per fare cosa. Il punto delicato è uno solo: va detto con chiarezza che non ci sono sanzioni e che non è un’ispezione. Se le persone percepiscono un controllo, la risposta è che nessuno usa niente, e il censimento è servito a costruirsi un’illusione.

Secondo: due pagine di regole, due o tre settimane con un supporto legale. Non un regolamento da trenta pagine che nessuno leggerà. Due pagine che dicano cosa si può inserire in uno strumento pubblico e cosa no, con esempi concreti presi dalla vostra attività: dati personali dei clienti, listini, codice sorgente, contratti. Quali strumenti sono ammessi. Chi autorizza le eccezioni e in quanto tempo. È il passaggio che costa meno e che riduce di più il rischio.

Una precisazione su cosa non scrivere in quelle due pagine: il divieto generalizzato. Un divieto senza alternativa, secondo la nostra esperienza, non riduce l’uso, lo rende invisibile.

Terzo: le licenze business degli strumenti che vengono già usati di fatto. L’ordine di grandezza pubblico dei piani business dei principali assistenti è di circa 20-30 euro per utente al mese. Su quindici persone parliamo di poche migliaia di euro l’anno. Il motivo per spenderli non sono le funzioni in più: è che i dati non finiscano nell’addestramento, che esista un contratto, che sia chiaro chi è il titolare del trattamento e che gli account restino dell’azienda.

Quarto: la formazione, mezza giornata per team, ripetuta. Istat segnala che quasi il 60% delle imprese che hanno valutato e poi rinunciato a investire in intelligenza artificiale cita la mancanza di competenze come freno (Istat, dicembre 2025). Mezza giornata concreta, sui compiti reali di quel team, rende più di un progetto grande annunciato in assemblea.

Il punto

La scelta vera non riguarda la tecnologia. Riguarda chi decide. In questo momento, in molte PMI italiane, gli strumenti di intelligenza artificiale in uso li ha scelti la persona che li ha aperti per prima, per risolvere un problema suo, un martedì pomeriggio. Ha fatto bene a risolverlo. Ma la decisione su quali strumenti entrano in azienda e con quali dati resta un compito di chi guida l’azienda, e in questo caso è un compito arretrato.

Mattia Zanin, Founder di Gigamind