Molte aziende crescono più in fretta dei propri processi. Le informazioni stanno in tre posti diversi, i preventivi si rifanno ogni volta da capo, e c’è sempre una persona, spesso l’imprenditore, senza cui un pezzo di azienda si ferma.

Nel frattempo l’intelligenza artificiale è già entrata: qualcuno in amministrazione la usa per leggere i numeri, qualcuno in commerciale per preparare le offerte. Nessuno l’ha deciso e nessuno sa con quali dati.

Flussi e Automazione mette ordine nella parte operativa: che cosa fa un programma, che cosa fa una persona, che cosa può fare un agente artificiale e dentro quali limiti.

Gli stessi dati inseriti in due o tre sistemi

  • Gli stessi dati li inseriamo in due o tre sistemi diversi.
  • I preventivi si preparano a mano, ogni volta.
  • Se manca una persona, si blocca un pezzo di azienda.
  • Usiamo l’intelligenza artificiale, ma ognuno con strumenti suoi e senza regole.
  • Abbiamo comprato un gestionale e usiamo il dieci per cento delle funzioni.

Ogni volta che un dato passa da un sistema all’altro attraverso qualcuno che lo ricopia, quel qualcuno diventa un collo di bottiglia e il dato diventa una cosa che può essere sbagliata.

Dall'analisi al passaggio di consegne

  • Check-up AI: si parte da come lavorate davvero e dagli strumenti che già usate, non dalla tecnologia. Restano in mano le occasioni concrete ordinate per impatto e fattibilità, e l’elenco di quello che non conviene automatizzare. La seconda parte difende il budget quanto la prima lo indirizza.
  • Software gestionali su misura: costruiamo soltanto quello che serve. I gestionali già fatti offrono centinaia di funzioni che restano inutilizzate: qui si parte dai dati che dovete gestire e dai passaggi che volete togliere di mezzo.
  • Integrazioni e automazioni: non si sostituisce niente, si collega. I dati si spostano da soli fra i programmi che già avete, e resta scritto nero su bianco che cosa è collegato a che cosa.
  • Infrastruttura AI: gli ambienti in cui un agente lavora davvero. Accessi ai dati, permessi, istruzioni su quando fermarsi e passare la mano, registro di quello che è stato fatto. Un agente senza istruzioni chiare è un dipendente senza mansionario.
  • Supporto al team interno: perché uno strumento che sa usare soltanto il fornitore è un altro collo di bottiglia.

Si lavora per cicli, su due o tre processi per volta

  • 1. Mappare. Come lavorate davvero: dove si perde tempo, dove si duplica, dove si sbaglia. Il check-up AI fa parte di questa fase. tre o quattro settimane
  • 2. Scegliere. Due o tre processi, non dieci. Quelli con il ritorno più chiaro. uno o due incontri
  • 3. Costruire. Programmi, collegamenti, ambienti operativi per gli agenti. dalle sei alle dodici settimane per ciclo
  • 4. Trasferire. Formazione e documentazione a chi dovrà usarlo ogni giorno. compreso

Il primo ciclo dura di norma dai tre ai quattro mesi. Si prende poco per volta perché un’automazione costruita su un processo che nessuno ha ancora deciso va rifatta.

Che cosa entra in azienda, e chi lo sa usare

  • Il documento del check-up AI: dove conviene, dove no, in che ordine.
  • I programmi o le automazioni sui processi scelti.
  • I collegamenti fra i sistemi che oggi non comunicano.
  • Se previsti, gli ambienti operativi per gli agenti, con permessi e confini definiti.
  • Le regole d’uso dell’intelligenza artificiale in azienda: chi la usa, per che cosa, con quali dati, chi risponde delle decisioni.
  • La formazione a chi dovrà usare tutto questo ogni giorno.

Codice, base dati e documentazione restano vostri. Un’automazione che soltanto noi possiamo modificare è una dipendenza travestita da risparmio.

Otto progetti in cui il lavoro ha toccato i processi

L’archivio di Flussi e Automazione raccoglie otto case history: sono i progetti in cui il lavoro è arrivato dietro le quinte, dove da fuori non si vede niente. Il più netto è CZ Servizi, un gestionale online costruito su misura sui passaggi amministrativi e operativi di quell’azienda.

Le nostre collaborazioni superano i cinque anni di media e alcune durano da dieci: su un’automazione questo conta più di qualunque dimostrazione, perché è il tempo in cui si scopre se qualcuno la usa ancora.

Si parte da come lavorate oggi, non dagli strumenti

Dal check-up AI, che guarda quattro aree: processi ripetitivi, gestione delle informazioni, produzione di contenuti e relazione con il cliente. Non chiediamo di cambiare programmi, e la prima risposta utile è spesso quella che dice di non automatizzare niente.

Se i processi sono pochi e semplici, si aspetta

Automatizzare un processo semplice costa più di quanto renda, e in quel caso lo diciamo prima del preventivo.

Se il problema non è come si eseguono le cose ma come si decidono, serve Governance.

Vietare l’intelligenza artificiale non funziona. Comprarla senza sapere per che cosa, nemmeno.

Partiamo da dove si perde tempo

Una cosa si può fare prima ancora di sentirci: contare quante volte, in una settimana, qualcuno ricopia un dato da un posto a un altro. Quel numero è già metà dell’analisi. Se preferite raccontarlo per iscritto, l’indirizzo è in contatti.

Trenta minuti, gratuiti, per capire se conviene automatizzare o soltanto smettere di fare qualcosa.

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