Questo servizio è per chi ha deciso qualcosa di importante e vuole essere ragionevolmente sicuro che accada. Toglie il problema più comune di tutti: iniziative che partono, si fermano per un’urgenza e non arrivano mai in fondo.

A fine progetto avete in mano quattro cose: una lista corta di ciò che si fa e di ciò che non si fa, il nome di chi porta avanti ogni voce, un ritmo di verifica che sta in piedi da solo e il registro delle decisioni con le loro ragioni. Non è gestire elenchi di attività: è proteggere le decisioni dall’improvvisazione.

Ogni cosa urgente batte ogni cosa importante

Il problema non è la mancanza di idee: quasi tutte le aziende ne hanno più di quante riescano a realizzarne. È che le cose decise non arrivano in fondo. Si comincia, si interrompe per un’urgenza, si riprende in un momento diverso e con priorità diverse, e a fine anno si scopre di aver lavorato molto e concluso poco.

Il meccanismo non dipende dalle persone: l’urgenza ha una scadenza e qualcuno che reclama, un progetto importante non ha né l’una né l’altro. Senza qualcuno che tenga il conto, la selezione la fa il rumore.

Il conto si vede in tre punti: iniziative lasciate a metà che hanno consumato budget senza produrre niente, fornitori che aspettano una decisione e intanto fatturano, e la sfiducia interna, per cui alla riunione dopo nessuno crede più che si farà.

Che cosa resta scritto, dove prima era solo detto

Il primo risultato è una lista ordinata e corta, ed è la parte scomoda: mettere in ordine significa dire che cosa non si fa quest’anno, e quella frase qualcuno deve pronunciarla.

  • La roadmap: le poche cose che contano, le loro dipendenze e tempi costruiti su chi le farà davvero, non sull’ideale.
  • I punti di verifica, cioè i momenti in cui si guarda se si sta andando dove si era detto, con un criterio deciso prima.
  • Il presidio dell’avanzamento: chi fa che cosa, che cosa è fermo e perché, che cosa aspetta una decisione vostra.
  • Il registro delle decisioni e delle ragioni: la parte che nessuno chiede e che dopo sei mesi vale più di tutto il resto, perché evita di ridiscutere cose già discusse.

Dove i fornitori sono più di uno il coordinamento lo teniamo noi: è il pezzo che manca più spesso, perché nessuno di loro guarda l’insieme.

Come farvi un’idea senza credere sulla parola

Un servizio di presidio non si mostra come si mostra un sito. Restano due strade, entrambe verificabili da voi. La prima passa dal portfolio: Griva Arredamenti e KlabHouse sono collaborazioni con più fronti aperti insieme, la condizione in cui questo lavoro nasce, e le schede riportano il giudizio del cliente con nome e ruolo.

La seconda è più diretta. Su richiesta organizziamo una telefonata con uno dei nostri clienti, fra quelli che avevano più fronti aperti insieme come voi. Non concordiamo che cosa dirà: potrete chiedergli quello che a noi non converrebbe raccontare.

Si parte dalle iniziative già aperte, non da un foglio bianco

La prima cosa utile non è pianificare: è fare l’inventario. Quasi sempre esistono cinque o sei iniziative aperte, alcune ferme da mesi, e si decide quali chiudere, quali sospendere dichiaratamente e quali portare avanti.

Poi si fissa un ritmo di verifica breve e regolare, che è ciò che fa funzionare il resto: una riunione corta ogni due settimane rende più di una lunga ogni trimestre, perché uno scostamento visto presto è una correzione, visto tardi è un fallimento.

Le roadmap che scriviamo sono fatte per cambiare. Su un progetto strutturato, che dura dai quattro agli otto mesi, la revisione capita due o tre volte ed è normale: un piano che dopo tre mesi non è stato toccato non è un piano rispettato, è un piano che nessuno sta guardando.

Oggi il collo di bottiglia non è più chi produce

Eseguire è diventato molto più rapido. Strumenti nuovi e assistenza automatica hanno ridotto il tempo di produrre un testo, una pagina, un’analisi, una prima versione di quasi qualsiasi cosa. Quello che non si è velocizzato è decidere: scegliere che cosa fare, in che ordine e a scapito di che cosa richiede persone che si mettano d’accordo, e quello costa quanto è sempre costato.

Ne segue una conclusione pratica. Ora che produrre costa poco, la disciplina su che cosa non fare vale più della capacità di fare: è facile riempire un anno di attività ragionevoli e arrivare a dicembre senza aver spostato niente, ed è più facile di prima proprio perché ogni singola cosa costa meno.

Quando un presidio esterno è solo sovrastruttura

Serve quando più fornitori o più reparti lavorano alla stessa cosa, perché è nei passaggi che le attività si fermano senza che nessuno se ne accorga. Serve quando si è deciso qualcosa di importante e non lo si vuole affidare alla buona volontà. E serve quando c’è la sensazione di lavorare molto e concludere poco, che è il sintomo più affidabile.

Non serve se c’è un progetto solo, un fornitore solo e un referente chiaro: lì è sovrastruttura, e ve lo diciamo prima di firmare. E non serve se nessuno in azienda ha l’autorità di dire di no: senza quella la roadmap diventa un elenco di desideri.

Domande frequenti

Da che cosa dipende il costo?

Da due cose sole: quante iniziative entrano nel presidio e ogni quanto si verifica. Tre progetti con un ritmo quindicinale sono un impegno leggero e ricorrente; il coordinamento di più fornitori su un programma annuale è un’altra scala. La cifra arriva dopo l’elenco di ciò che avete aperto, mai prima.

Restiamo legati a voi?

No. La roadmap, il registro delle decisioni e i criteri di verifica sono documenti vostri, in formati che si aprono senza di noi: se ci fermiamo, il metodo resta e qualcuno in azienda lo può tenere.

Non è una cosa che possiamo fare da soli?

Spesso sì, e in quel caso ve lo diciamo. Affidarla fuori ha senso quando manca il tempo o quando serve qualcuno senza rapporti interni da gestire. Gli strumenti restano i vostri: introdurne uno nuovo insieme a un metodo nuovo raddoppia la resistenza.

Che cosa succede quando qualcosa slitta?

Slitta, e va bene: conta che si sappia presto e che si decida esplicitamente se recuperare, ridurre o rimandare. I danni non li fanno i ritardi, li fanno i ritardi scoperti alla fine.

Dovete essere vicini per seguire i nostri progetti?

No, il presidio si fa a distanza e regge bene, perché vive di incontri brevi e frequenti. Siamo a Chieri, alle porte di Torino: con le aziende del territorio capita di vedersi nei momenti in cui si decide, ed è l’unica parte che guadagna dalla vicinanza.

Il passo successivo è corto: si mettono in fila le iniziative aperte e si conta quante sono, quante sono ferme e quali dipendono l’una dall’altra. Di solito il numero sorprende. Si fa in video da qualunque parte d’Italia, di persona con chi sta vicino a Chieri. Accanto a questo servizio stanno il controllo di gestione, per la parte economica delle stesse decisioni, e il supporto al team interno, per rendere autonome le persone. Il percorso è Governance. Se preferite una telefonata diretta, il numero è in contatti.

Una prima chiamata di trenta minuti, gratuita, per elencare le iniziative aperte e contare quante sono davvero.

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