Questo servizio è per l’imprenditore che vede il fatturato e non vede il margine. Toglie la domanda che ogni anno resta senza risposta: quali clienti e quali lavori stanno rendendo, e quali costano più di quanto portano.

Alla fine avete un cruscotto che si legge in pochi minuti, il modo in cui i costi si attribuiscono a una commessa o a un cliente, e qualcuno in azienda capace di aggiornarlo. Non è contabilità: quella racconta al fisco che cosa è successo, questo serve a voi mentre le cose accadono.

Il fatturato non dice se state guadagnando

Dice quanto avete lavorato, ed è l’unico numero che quasi tutte le aziende hanno sempre a portata di mano. Un anno di crescita a margine calante ha lo stesso aspetto di un anno buono, e la differenza si scopre al bilancio, a decisioni già prese.

Ne discendono errori che si assomigliano tutti. Si tiene il cliente grosso che occupa mezza azienda e rende poco, perché fa volume. Si continua a fare la lavorazione che piace e che perde. Si taglia una spesa visibile invece di un’inefficienza invisibile, perché la prima ha una fattura e la seconda no.

Il caso peggiore non è perdere soldi: è non sapere su che cosa si sta perdendo. Chi sa quale commessa erode il margine ha un problema; chi vede solo il totale calare non ha nemmeno una leva.

Un cruscotto che qualcuno in azienda sa mantenere

Il sistema si costruisce sulla vostra azienda, e ha quattro pezzi.

  • Il modello dei costi: quali sono fissi, quali variabili, come si attribuiscono a un lavoro o a un cliente. È la parte più lunga e quella che decide se i numeri diranno qualcosa di vero.
  • I pochi indicatori che contano per come lavorate: margine per commessa, per linea, per cliente, e il punto sotto il quale un lavoro non conviene.
  • Il budget e il confronto periodico con quello che sta succedendo: è dove il sistema diventa utile invece che descrittivo.
  • Il cruscotto, leggibile senza spiegazioni, e il ritmo con cui si guarda.

Insieme al sistema consegniamo il metodo per tenerlo in vita: un controllo di gestione che dipende da noi si ferma quando smettiamo.

Che cosa potete verificare prima di firmare

Un sistema di controllo non si mostra: contiene i numeri di chi lo usa. Restano due strade. La prima passa dal portfolio, dove KlabHouse e Scuola Nautica Loano raccontano due collaborazioni del percorso Governance, con il giudizio del cliente firmato per nome e ruolo.

La seconda è più utile. Se serve, un imprenditore che il cruscotto lo tiene da anni accetta di parlarne con voi, e alla telefonata non partecipiamo. Quanto lavoro chiede ogni mese, e che cosa non ha funzionato subito, conviene chiederlo a chi lo ha vissuto.

Si parte dai dati che avete già, non da un software

Sono più di quanto pensiate: contabilità, fatture, gestionale, fogli di calcolo tenuti da qualcuno. La prima fase è capire quali siano affidabili: costruire indicatori su dati sbagliati produce numeri precisi e falsi, peggiori dell’incertezza.

Poi si sceglie il livello di dettaglio, ed è una scelta economica: meglio un’approssimazione ragionevole che si aggiorna davvero che una precisione teorica abbandonata al terzo mese. Il modello cambia molto da attività ad attività: nell’arredo, nell’editoria e nel booking di immobili per vacanze, fra gli altri, le domande da farsi non erano le stesse.

Infine si prova il sistema su qualche mese passato. Se, applicato a un periodo che conoscete bene, racconta una storia che riconoscete, funziona. Se vi stupisce, o è sbagliato o avete appena scoperto qualcosa.

Un assetto adeguato non è più solo una buona pratica

Il Codice della crisi d’impresa, il decreto legislativo 14 del 2019, ha modificato l’articolo 2086 del codice civile: le società devono dotarsi di un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche per rilevare per tempo un’eventuale crisi. Non prescrive uno strumento e non ha un modulo da compilare, e per questo viene ignorata; ma riguarda gli amministratori. Se vi rientriate, e in che misura, va valutato con il vostro commercialista: qui costruiamo il sistema, non stabiliamo l’obbligo.

C’è poi un fatto pratico. Fra fatturazione elettronica, gestionali in rete e banche collegate, i dati esistono già in forma digitale e arrivano quasi subito: il consuntivo costruito a mano può diventare una lettura mensile quasi automatica, e il lavoro si sposta dal raccogliere i numeri al decidere quali guardare.

Quando basta ordinare quello che già guardate

Serve quando l’azienda è cresciuta oltre la testa di una persona: più linee, più clienti, più commesse insieme. Serve quando il fatturato sale e la sensazione di margine no, che è il segnale più affidabile. E serve prima di una decisione grossa: un’assunzione, un investimento, un cliente che occuperebbe metà della capacità produttiva.

Non serve, o serve in forma leggera, se l’attività è semplice e avete tutto sotto controllo: basta ordinare quello che già guardate, e ve lo diciamo. E non serve se poi nessuno lo leggerà: un cruscotto che si apre a dicembre è una spesa con l’aspetto di un progresso.

Domande frequenti

Da che cosa dipende quello che paghiamo?

Dallo stato dei dati di partenza e dal livello di dettaglio, non dalla dimensione dell’azienda. Se la contabilità è ordinata e le commesse sono già identificate il lavoro è breve; se i costi vanno ricostruiti da zero, la prima fase pesa. Lo diciamo dopo aver guardato i documenti, non prima.

Sostituisce il commercialista?

No, e le due cose non si sovrappongono. Il commercialista si occupa degli adempimenti e del bilancio, che guardano indietro. Il controllo di gestione guarda avanti e risponde a voi. Dove serve, lavoriamo volentieri insieme al vostro.

Quanto lavoro richiede ogni mese?

Dipende dal dettaglio scelto, ed è la ragione per cui quella scelta va fatta con attenzione. Un sistema che chiede tre giorni al mese non verrà aggiornato: meglio partire leggeri e aggiungere dettaglio dove serve.

I nostri dati sono troppo disordinati?

È l’obiezione più frequente e quasi sempre infondata. Si comincia con quello che c’è, si dichiara che cosa è approssimato e si migliora la raccolta strada facendo. Aspettare dati perfetti significa non cominciare mai.

Dovete venire in azienda?

Una volta conviene: la sessione sul modello dei costi rende molto di più con i documenti veri sul tavolo. Siamo a Chieri, alle porte di Torino, quindi in Piemonte ci muoviamo volentieri; per il resto si lavora in video, e funziona.

Per cominciare non serve un progetto: si prende un trimestre già chiuso e si prova a rispondere a una domanda sola, quale lavoro ha reso di più. Se la risposta non esce, avete già la misura del problema. La si cerca in video, oppure di persona se siete vicini a Chieri. Accanto a questo servizio stanno roadmap e project management, per decidere che cosa fare dei numeri che escono, il supporto al team interno, per chi terrà il cruscotto, e i software gestionali su misura quando i dati vanno raccolti meglio alla fonte. Il percorso è Governance. Chi preferisce sentirci prima al telefono trova il numero in contatti.

Una prima mezz’ora, gratuita, per capire se i dati che avete già bastano a dire dove sta il margine.

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