Un gestionale su misura serve a chi ha un processo suo e nessun programma già fatto che lo segua senza storture. Alla fine avete un programma con solo le funzioni che usate davvero, le vostre parole e i vostri passaggi, più il codice, la base dati e la documentazione.

Può essere un’area dentro il sito, un configuratore di preventivi o un’applicazione autonoma. La sede è a Chieri, in provincia di Torino, e sviluppiamo sia per imprese in cui possiamo passare di persona sia per aziende seguite interamente a distanza.

Una persona brava che passa metà giornata a ricopiare

Il problema si riconosce da questo sintomo, e di solito ha un nome e un cognome. Dati che esistono già in un sistema e che qualcuno riporta a mano in un altro, preventivi ricostruiti ogni volta da zero, fogli di calcolo diventati il vero gestionale e che una persona sola sa maneggiare.

La strada che sembra ovvia è comprare un gestionale già fatto, e spesso funziona. In una parte dei casi però si paga per centinaia di funzioni che non si useranno mai, e si adatta il proprio modo di lavorare a quello previsto dal programma. Per chi ha un processo particolare, e cioè quasi sempre il processo su cui guadagna, quell’adattamento non è un compromesso tecnico: è la rinuncia a ciò che lo distingue.

Prima del programma, la mappa di come lavorate davvero

Il primo risultato non è software: è la mappa dei vostri processi reali, quasi sempre diversa da come pensate di lavorare. Quali dati nascono dove, chi li tocca, dove si fermano, quali passaggi esistono solo perché due sistemi non si parlano. Resta vostra anche se ci fermiamo lì.

Da lì si costruisce solo ciò che serve, un pezzo per volta invece che tutto in anticipo.

  • Gestionali su misura per amministrazione, produzione, magazzino o logistica.
  • Sistemi CRM per clienti, contatti e trattative, quando quelli standard non seguono il vostro modo di vendere.
  • Configuratori di prodotto o di preventivo, collegati al sito, che tolgono la ricostruzione manuale dei conteggi.
  • Sistemi di prenotazione per strutture, studi professionali e servizi su appuntamento.
  • Cruscotti di analisi che mettono insieme dati che oggi vivono separati. Quando servono a leggere margini e costi, il lavoro si incrocia con il controllo di gestione.

Un gestionale si giudica da chi lo apre ogni mattina

Il caso più letterale è in portfolio: CZ Servizi, un gestionale online costruito sui flussi amministrativi e operativi di quell’azienda, con il giudizio del cliente firmato per nome e ruolo. Ci è capitato, fra gli altri, in arredo e nel booking di immobili per vacanze: stessa storia del foglio di calcolo.

Una case history però la scriviamo noi. A chi sta valutando offriamo qualcosa di più scomodo: vi facciamo parlare con chi quel programma lo apre ogni mattina, e alla chiamata non partecipiamo. Quanto tempo ha chiesto all’azienda e che cosa non ha funzionato al primo colpo è meglio chiederlo a lui.

Si parte da un modulo piccolo che funziona, non dal sistema intero

Il primo rilascio è sempre un pezzo circoscritto e utile. È la scelta che riduce di più il rischio: se il primo modulo serve lo capite in poche settimane, e se la mappa iniziale era sbagliata si scopre quando correggerla costa poco.

Il criterio con cui giudichiamo un modulo non è che faccia tutto: è che chi lo usa ogni giorno smetta di aprire il foglio di calcolo di prima. Finché quel foglio resta aperto, non abbiamo finito.

Il software su misura non è più una cosa da grandi aziende

Per anni lo è stato, perché costava molto e richiedeva mesi. Due cose lo hanno reso accessibile anche a imprese piccole, e cambiano il calcolo di convenienza.

La prima è che scrivere codice è diventato più veloce. Gli strumenti di intelligenza artificiale che assistono lo sviluppo riducono il tempo di costruzione, soprattutto sulle parti ripetitive. Non tolgono il lavoro di capire il problema, ma abbassano il costo di quello meccanico.

La seconda è più importante e quasi nessuno la racconta. Perché l’intelligenza artificiale faccia qualcosa di utile in azienda, i dati devono stare in un posto solo e in una forma leggibile. Chi tiene le informazioni sparse fra fogli di calcolo, email e teste delle persone non può usarla, qualunque strumento compri. Un gestionale su misura è il posto dove i dati aziendali diventano utilizzabili: per questo lui e l’infrastruttura AI sono lo stesso discorso in due momenti diversi.

Comprarne uno già fatto conviene più spesso di quanto ci convenga dire

Conviene quando esiste un programma standard che copre bene il vostro caso: è più rapido e costa meno, e ve lo diciamo anche quando significa non venderci un progetto. Conviene quando il processo cambia ogni due mesi, perché su misura si costruirebbe qualcosa di superato prima della consegna. E se due programmi esistenti non comunicano, la risposta è collegarli, non sostituirli.

Su misura serve quando il processo su cui guadagnate è particolare, quando il costo del lavoro manuale è già misurabile in ore, e quando i dati che vi servono per decidere esistono ma sono sparsi.

Domande frequenti

Il software è nostro, e che cosa succede se vi cambiamo?

È vostro: codice, base dati e documentazione. Se un domani ci cambiate continua a funzionare, e chiunque conosca le tecnologie con cui è scritto può subentrare: PHP e Laravel, JavaScript, basi dati relazionali. Sono strumenti diffusi e non un sistema nostro, perché la sostituibilità del fornitore è una vostra garanzia.

Da che cosa dipende il prezzo, rispetto a comprarne uno già fatto?

Da quanto è largo il perimetro e da quanti sistemi deve toccare. Un programma già fatto ha un costo di ingresso più basso e un canone che non finisce mai; uno su misura si paga una volta e si estende quando serve. Il confronto va fatto sul totale di alcuni anni, non sul prezzo iniziale.

Quanto tempo chiede alle nostre persone?

Il grosso è concentrato all’inizio, sulla mappa: qualche giornata di chi il lavoro lo fa davvero, non di chi lo descrive. Poi bastano prove brevi a ogni rilascio. È tempo da mettere in conto: un gestionale progettato senza chi lo userà è il motivo più comune per cui questi progetti falliscono.

Si integra con quello che già usiamo?

È il punto di partenza, non un’aggiunta: un gestionale che non parla con la fatturazione o con l’e-commerce crea un’isola in più invece di toglierne una.

I nostri dipendenti riusciranno a usarlo?

È il criterio con cui lo progettiamo: può avere le parole e i passaggi che usate voi, invece di quelli decisi da qualcun altro. Dove serve accompagniamo il cambio, e se ne parla in supporto al team interno.

Si può fare tutto senza che veniate in sede?

Si può, ma sulla mappa dei processi una giornata in azienda vale più di dieci videochiamate, perché il lavoro vero si vede guardandolo. Da Chieri, alle porte di Torino, arrivarci è semplice; con chi è lontano si concentra tutto in una trasferta.

Se un processo vi costa troppe ore, o un foglio di calcolo è diventato indispensabile, si può guardare insieme che cosa lo sostituirebbe. Spesso il primo modulo utile è più piccolo di quanto sembri. Da Chieri arriviamo in giornata quasi ovunque in Piemonte; più lontano si comincia in videochiamata.

Servizi vicini: integrazioni e automazioni quando i programmi ci sono già, check-up AI per capire dove intervenire prima. Fa parte del percorso Flussi e Automazione. Chi preferisce cominciare con una email trova i recapiti in contatti.

Una prima videochiamata di mezz’ora, senza impegno, per capire se il vostro processo vale un programma o basta un collegamento.

Prenota una videochiamata