Il Check-up AI è per l’imprenditore che sente parlare di intelligenza artificiale da due anni, sospetta che qualcosa serva anche alla sua azienda e non ha modo di capire che cosa. Toglie la parte più costosa di quella condizione, che è dover decidere al buio.

Alla fine restano in mano due cose: le occasioni concrete della vostra azienda, ordinate per impatto e per fattibilità, e l’elenco di ciò che non conviene automatizzare. La seconda parte difende il budget quanto la prima lo indirizza. È un’analisi, non un progetto: guarda come lavorate oggi, dentro gli strumenti che già usate.

Il rischio non è restare indietro, è partire dal punto sbagliato

Partire dal punto sbagliato costa più che non partire, perché sembra un progresso e consuma la voglia di riprovare.

La sequenza si ripete quasi identica. Si compra uno strumento perché se ne parla molto, o perché lo usa un concorrente. Si trova in azienda qualcuno disposto a provarlo. Dopo qualche settimana l’entusiasmo cala: lo strumento fa cose interessanti, nessuna di quelle che pesano sul lavoro. Restano un abbonamento attivo, una convinzione peggiore di prima e la difficoltà a riproporre l’argomento per un paio d’anni.

La causa non è lo strumento. È che non era stata scelta prima la cosa da risolvere: quale processo, con quali dati, con quale risultato riconoscibile. Senza quella scelta ogni strumento sembra buono, e nessuno lo è.

Un documento che dice da dove cominciare, e da dove no

Il risultato è una mappa delle opportunità ordinata per impatto e per fattibilità, che separa tre cose: da dove cominciare, che cosa rimandare a quando esisteranno i dati per farlo, e che cosa non ha senso automatizzare affatto.

Per costruirla guardiamo quattro aree.

  • Processi ripetitivi: inserimento dati, smistamento delle richieste, documenti ricorrenti, passaggi manuali fra un sistema e l’altro. Primi candidati, perché il guadagno si conta in ore.
  • Gestione delle informazioni: come raccogliete, cercate e riusate quello che sapete già, fra documenti, storico dei clienti e posta. Spesso è qui il valore più grande e meno atteso.
  • Comunicazione e contenuti: dove un supporto accelera la produzione di testi e materiali senza intaccare qualità e tono di voce.
  • Relazione con il cliente: tempi di risposta, qualità del primo contatto, richieste ricorrenti. È l’area in cui la differenza si vede da fuori.

Il documento è scritto perché lo legga chi firma la spesa.

A che cosa è servita, secondo chi l’ha fatta

Le case history in portfolio portano il nome dell’azienda e il giudizio di chi ha commissionato il lavoro. Due sono vicine a questa analisi: CZ Servizi, dove il progetto è nato guardando come si muovevano richieste e pratiche dentro l’azienda, e Griva Arredamenti, dove i processi interni sono stati rimessi in ordine insieme alla parte visibile.

Quelle pagine però le scriviamo noi. Quindi offriamo anche l’altra cosa: vi presentiamo a un imprenditore che quell’analisi l’ha già fatta, e che partiva dalla vostra stessa domanda. La presentazione la facciamo noi, poi la conversazione è vostra e noi non ci siamo. Le domande utili sono le scomode: quanto di quel documento è diventato una decisione, e quanto è rimasto sulla carta.

Si guarda il lavoro, non i programmi

Si comincia con qualche ora insieme a chi le cose le fa ogni giorno. Vale più di qualunque documentazione: il processo reale e quello descritto raramente coincidono, e la differenza fra i due è esattamente dove stanno le occasioni.

Poi, per ciascuna, si stimano quanto vale, in ore o in errori evitati, e quanto costa arrivarci, tenendo conto di com’è messo il dato che servirebbe. Un’idea eccellente su dati che non esistono in forma utilizzabile è un progetto lungo travestito da progetto breve, e dirlo prima è metà del lavoro.

In quindici anni ci è capitato di farlo in settori molto diversi, fra gli altri l’arredo, le gioiellerie e l’editoria: la materia cambia, la domanda da cui si parte no.

Il vincolo non è più la tecnologia, sono i vostri dati

Fino a poco tempo fa la domanda era se questi strumenti funzionassero. Non è più quella: funzionano, e il limite si è spostato dentro le aziende.

Il motivo è concreto. Un assistente che risponde su temi generali serve a poco a un’impresa; serve uno che risponda sui vostri prodotti, prezzi, clienti e procedure. Perché possa farlo, quelle informazioni devono esistere in un posto leggibile e aggiornato. Chi le tiene sparse fra cartelle, messaggi e memoria delle persone non può usarlo, qualunque cosa compri.

Il secondo cambiamento è che si è passati da programmi che rispondono a programmi che agiscono: seguono un processo intero e decidono lungo la strada. Alza il valore possibile e alza il rischio, perché chi sbaglia in autonomia sbaglia più in fretta. Rende l’analisi più importante di prima, non meno.

Quando questa analisi non serve

Non serve se avete già individuato il processo da affidare e volete solo costruirlo: si salta l’analisi e si passa all’infrastruttura AI. E non serve, o serve dopo, se il problema è che i sistemi non si parlano fra loro: quello si risolve con le integrazioni, ed è spesso il vero primo passo.

Serve invece quando l’intenzione c’è ma non si sa da dove cominciare. Serve quando qualcuno ha già provato qualcosa e non ha funzionato, perché capire perché vale più che riprovare a caso. E serve prima di firmare un abbonamento, quando cambiare idea costa ancora poco.

Domande frequenti

Da che cosa dipende il costo?

Da quante aree si guardano e da quante persone vanno ascoltate, non dalla dimensione dell’azienda. Il perimetro lo fissiamo insieme prima di cominciare, così la cifra si sa prima e non dopo.

Quanto tempo chiede alle nostre persone?

Poche ore ciascuno, distribuite su qualche settimana. Servono quelle che il lavoro lo fanno, non chi lo racconta: sanno dove il processo si inceppa. Nessuno deve preparare documentazione per noi.

Dobbiamo cambiare i programmi che usiamo?

No, e il check-up parte proprio da quelli. Cambiare strumenti è la scorciatoia più costosa: quasi sempre le occasioni migliori stanno dentro quello che avete già, e si vedono solo guardandolo.

I nostri dati escono dall’azienda?

Nel documento indichiamo per ogni opportunità quali informazioni servirebbero e dove verrebbero trattate, così la scelta è vostra e informata. Su alcune strade si può lavorare senza che nulla esca.

E se la risposta è che non serve?

Succede, ed è utile quanto le altre. Il documento lo dice, con le ragioni. Una cosa che non ha senso automatizzare è meglio saperla prima di averci speso.

Bisogna essere in zona?

Un giorno in azienda vale molto, perché il lavoro reale si capisce vedendolo fare. Siamo a Chieri, alle porte di Torino: con chi è lontano concentriamo tutto in una visita sola e il resto va in videochiamata.

Il passo successivo è mezz’ora in cui ci raccontate come lavorate: basta a capire se questa analisi ha qualcosa da dirvi o se il vostro problema è un altro. Chi sta vicino a Chieri lo incontriamo volentieri in azienda, per tutti gli altri si comincia in videochiamata. Se preferite scrivere o telefonare, i recapiti sono nella pagina contatti.

Servizi vicini: infrastruttura AI per costruire ciò che il check-up individua, integrazioni e automazioni per il presupposto. Fa parte del percorso Flussi e Automazione.

Trenta minuti, gratuiti, per capire se l’intelligenza artificiale ha qualcosa da fare nella vostra azienda.

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